Sales Productivity vs Sales Efficiency, Mana yang Diutamakan?

Sales Productivity vs Sales Efficiency, Mana yang Diutamakan?

Tim sales bisa sibuk sepanjang hari, tetapi hasilnya belum tentu sebanding. Dua istilah yang sering dipakai untuk membahas masalah ini adalah sales productivity dan sales efficiency. Keduanya terdengar mirip, padahal mengukur hal berbeda.

Memahami perbedaan produktivitas dan efisiensi sales membantu tim memilih langkah berikutnya. Artikel ini membahas cara mengukur keduanya, contoh sederhana, dan situasi yang membuat salah satunya lebih penting.

Apa Itu Sales Productivity?

Sales productivity (produktivitas penjualan) adalah jumlah hasil yang diperoleh dibandingkan dengan sumber daya yang digunakan. Rumus sederhananya adalah output ÷ input.

Fokus utamanya ada pada hasil. Output bisa berupa jumlah deal, pendapatan, atau peluang yang berhasil dikualifikasi. Input bisa berupa jumlah sales rep, jam kerja, atau aktivitas penjualan.

Contohnya, sebuah tim menghasilkan 40 deal dalam satu bulan. Angka itu sendiri menunjukkan output, tetapi belum cukup untuk membaca produktivitas. Perlu diketahui juga berapa orang atau jam kerja yang digunakan.

Karena itu, tim sales sebaiknya menetapkan ukuran yang jelas. Jika ukuran input-nya adalah jumlah rep, produktivitas dapat dibaca sebagai deal per rep. Jika input-nya jam kerja, ukurannya menjadi deal per jam.

Produktivitas juga bukan sekadar soal bekerja lebih banyak. Tim bisa menambah panggilan dan pesan, tetapi belum tentu menghasilkan lebih banyak peluang berkualitas. Jadi, ukuran hasil perlu disesuaikan dengan tujuan penjualan.

Misalnya, bisnis yang menjual produk bernilai tinggi mungkin lebih memperhatikan nilai transaksi dan jumlah peluang yang memenuhi syarat. Sementara itu, tim dengan penjualan berulang bisa melihat jumlah transaksi atau pendapatan per rep.

Pembahasan lebih luas tentang ukurannya tersedia di panduan sales productivity. Pilih ukuran yang paling dekat dengan hasil bisnis, bukan sekadar aktivitas yang mudah dihitung.

Apa Itu Sales Efficiency?

Sales efficiency (efisiensi penjualan) mengukur hasil yang diperoleh untuk setiap satuan biaya atau waktu. Ukurannya bisa berupa biaya per deal, jam kerja per deal, atau pendapatan dibanding biaya penjualan.

Fokusnya adalah berapa banyak sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan output. Jadi, tim tidak hanya bertanya berapa deal yang masuk. Tim juga melihat biaya dan waktu yang diperlukan untuk mendapatkannya.

Sebagai contoh, dua tim sama-sama menghasilkan 20 deal. Jika tim pertama mengeluarkan biaya Rp 100 juta, biaya per deal-nya Rp 5 juta. Jika tim kedua mengeluarkan Rp 80 juta, biaya per deal-nya Rp 4 juta.

Dalam contoh tersebut, tim kedua menggunakan biaya lebih sedikit untuk hasil yang sama. Berarti efisiensi biayanya lebih baik. Tapi, perbandingan ini hanya adil jika kualitas deal dan periode pengukuran juga setara.

Efisiensi waktu dapat dihitung dengan cara serupa. Jika sebuah deal biasanya membutuhkan 10 jam kerja, lalu proses yang lebih ringkas menurunkannya menjadi 7 jam, tim mendapat hasil yang sama dengan waktu lebih sedikit.

Ukuran efisiensi membantu sales manager memahami biaya penjualan dan penggunaan waktu. Salesforce juga menjelaskan pentingnya melihat hasil penjualan dalam hubungannya dengan biaya yang dikeluarkan (Salesforce). Namun, efisiensi yang baik tidak otomatis berarti hasil penjualan sudah cukup besar.

Perbedaan Utama

Perbedaan paling sederhana ada pada pertanyaan yang dijawab masing-masing ukuran:

• Produktivitas: berapa banyak hasil yang dihasilkan?
• Efisiensi: berapa banyak biaya atau waktu yang habis untuk menghasilkan hasil itu?
• Produktivitas: menunjukkan kapasitas hasil tim.
• Efisiensi: menunjukkan biaya atau waktu untuk setiap unit hasil.
• Produktivitas: dapat membantu menaikkan batas hasil yang mampu dicapai tim.
• Efisiensi: dapat membantu menurunkan biaya per deal atau jam per deal.

Misalnya, tim berhasil menambah jumlah deal tanpa menambah jumlah rep. Itu dapat menjadi tanda produktivitas meningkat. Jika tim mendapat jumlah deal yang sama dengan biaya akuisisi lebih rendah, itu tanda efisiensi meningkat.

Keduanya saling berkaitan, tetapi tidak selalu bergerak bersama. Tim dapat meningkatkan produktivitas dengan menambah jam kerja. Hasilnya naik, tetapi biaya lembur juga ikut naik sehingga efisiensinya menurun.

Sebaliknya, tim dapat menekan biaya dengan mengurangi aktivitas atau sumber daya tertentu. Biaya per deal mungkin turun, tetapi jumlah deal yang dihasilkan juga bisa ikut turun. Karena itu, angka perlu dilihat bersama konteksnya.

Perbedaan antara produktivitas, efisiensi, dan efektivitas juga sering dibahas dalam pengukuran penjualan. Produktivitas melihat hasil terhadap input, efisiensi melihat penggunaan sumber daya, sementara efektivitas menilai apakah hasilnya sesuai tujuan. Penjelasan lebih lanjut tersedia dalam artikel Prodoscore.

Untuk memilih ukuran, tentukan dulu masalah yang ingin diselesaikan. Jika hasil tim belum cukup, lihat produktivitas. Jika hasil sudah ada tetapi terlalu mahal atau lambat, lihat efisiensi.

Contoh Nyata

Bayangkan tim A memiliki 4 sales rep dan menghasilkan 40 deal dalam sebulan. Tim B memiliki 5 sales rep dan juga menghasilkan 40 deal pada periode yang sama.

Jika produktivitas dihitung sebagai deal per rep, tim A menghasilkan 10 deal per rep. Tim B menghasilkan 8 deal per rep. Dengan ukuran tersebut, produktivitas tim B lebih rendah.

Namun, jumlah rep saja belum cukup untuk menyimpulkan efisiensi. Perlu melihat total biaya atau jam kerja. Misalnya, tim A menggunakan 200 jam untuk menghasilkan 40 deal, sementara tim B menggunakan 160 jam. Tim B menghasilkan jumlah deal yang sama dengan waktu lebih sedikit.

Dalam contoh itu, produktivitas per rep tim B lebih rendah, tetapi efisiensi waktunya lebih tinggi. Tim B memakai 4 jam per deal, sementara tim A memakai 5 jam per deal. Perbedaan ini hanya terlihat karena ukuran efisiensinya dihitung berdasarkan jam, bukan jumlah rep.

Jadi, jangan menyimpulkan efisiensi dari jumlah orang saja. Data biaya dan waktu perlu diperiksa. Jika total biaya tim B ternyata lebih tinggi, efisiensi biayanya mungkin justru lebih rendah meskipun waktu per deal lebih singkat.

Produktivitas layak menjadi fokus saat tim ingin meningkatkan jumlah peluang atau deal dengan sumber daya yang tersedia. Efisiensi lebih penting saat hasil sudah cukup, tetapi biaya per transaksi atau waktu penyelesaiannya terlalu tinggi.

Untuk memilih ukuran yang sesuai, tim dapat melihat metrik sales productivity yang penting. Setiap metrik perlu punya definisi dan periode pengukuran yang konsisten.

Mana yang Diutamakan?

Produktivitas lebih dulu jika masih banyak leads yang belum tertangani. Kondisi ini sering muncul ketika tim lambat membalas, melewatkan follow-up, atau tidak punya cukup waktu untuk menyaring calon pembeli.

Bottleneck seperti itu membuat peluang terlewat sebelum percakapan berkembang. Menekan biaya per deal belum tentu menyelesaikan masalah. Tim perlu lebih dulu memastikan leads yang masuk mendapat respons dan tindak lanjut.

Efisiensi lebih dulu jika jumlah leads sudah sedikit dan biaya per akuisisi terus naik. Dalam situasi ini, tim perlu mencari sumber biaya atau pekerjaan yang menyita waktu tanpa menghasilkan tambahan deal.

Misalnya, sales rep menghabiskan banyak jam untuk perjalanan, entri data, atau mencari riwayat percakapan. Jika proses tersebut bisa diringkas, biaya dan waktu per deal dapat turun.

Pilihan yang tepat bergantung pada bottleneck, bukan tren atau istilah yang terdengar lebih penting. Tim dapat memantau kedua ukuran, lalu memilih satu masalah utama untuk dibereskan lebih dulu.

Untuk kebanyakan tim WhatsApp yang menjual produk high-ticket (bernilai tinggi), bottleneck sering berada di follow-up. Leads membutuhkan waktu untuk mempertimbangkan pembelian, sementara percakapan dapat tenggelam di antara pesan lain.

Dalam kondisi itu, produktivitas biasanya perlu didahulukan. Tim perlu memastikan leads mendapat respons dan tindak lanjut yang konsisten. Setelah proses tersebut berjalan, efisiensi biaya dan waktu dapat diperiksa lebih jauh.

Tetap ada pengecualian. Jika biaya per akuisisi sudah membebani margin, efisiensi bisa menjadi prioritas. Peluang tidak berhasil selalu ada, jadi keputusan sebaiknya didasarkan pada data tim sendiri.

Cara Menaikkan Keduanya Sekaligus

Salah satu langkah praktis adalah mengurangi pekerjaan yang tidak menghasilkan. Contohnya, menjawab pertanyaan yang sama berulang kali, mencari konteks percakapan lama, dan lupa menghubungi leads kembali.

Pekerjaan seperti ini menyita waktu sales rep. Akibatnya, lebih sedikit waktu tersedia untuk memahami kebutuhan calon pembeli dan membantu mereka mengambil keputusan.

ChatAgent membantu tim merapikan konteks interaksi melalui customer memory layer (lapisan ingatan pelanggan) untuk tim sales. Informasi penting dari percakapan WhatsApp tersimpan agar tim dapat melanjutkan interaksi dengan konteks yang lebih jelas.

AI WhatsApp dapat melakukan kualifikasi awal dengan membalas lebih dulu dan mengajukan 3–5 pertanyaan singkat. Informasi itu membantu tim memahami kebutuhan, kesiapan, dan potensi calon pembeli.

Setelahnya, Lead Scoring (penilaian leads) membantu tim melihat prioritas berdasarkan informasi yang tersedia. Pengingat follow-up membantu sales rep menindaklanjuti percakapan. Daily Brief (ringkasan harian) memberi gambaran tentang leads dan pekerjaan yang perlu diperhatikan hari itu.

Dengan begitu, pekerjaan berulang dapat berkurang dan tindak lanjut menjadi lebih konsisten. Tim bisa menangani lebih banyak peluang dengan waktu yang sama. Itu mendukung produktivitas sekaligus efisiensi.

Peran manusia tetap penting dalam proses penjualan. Sales rep memahami situasi, menjawab kebutuhan yang lebih rumit, membangun kepercayaan, dan melakukan closing. AI membantu menyiapkan alur kerja, sementara manusia fokus pada percakapan yang membutuhkan pertimbangan.

Untuk melihat pendekatan berbasis percakapan WhatsApp, baca cara meningkatkan produktivitas sales dari data WhatsApp. Hasilnya tetap bergantung pada kualitas data, proses tim, dan konsistensi tindak lanjut.

FAQ

Apakah produktivitas sales sama dengan jumlah deal?

Tidak selalu. Jumlah deal adalah output, tetapi produktivitas membandingkan output dengan input. Jumlah rep atau jam kerja perlu dihitung agar perbandingannya lebih bermakna.

Metrik apa yang paling mudah dipakai untuk tim kecil?

Tim kecil dapat memulai dari deal per rep dan jam kerja per deal. Tambahkan biaya per deal jika data biaya sudah tersedia dan dicatat secara konsisten.

Apakah efisiensi yang tinggi selalu berarti penjualan lebih baik?

Belum tentu. Efisiensi tinggi menunjukkan biaya atau waktu per hasil lebih rendah. Tim tetap perlu memastikan jumlah dan kualitas deal cukup untuk mencapai target.

Produktivitas menunjukkan seberapa besar hasil yang dicapai. Efisiensi menunjukkan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapainya. Pelajari paket ChatAgent di halaman harga untuk membantu tim merapikan tindak lanjut dan fokus pada closing.